Kullanım kılavuzu

1. Başlarken

Hesap açma

Ana sayfadaki Ücretsiz Hesap Aç düğmesine tıklayın. Formda dört temel bilgi istenir: işletme adı (müşterilerinize giden mesajlarda görünecek ad, örn. “Güven Bakkaliyesi”), ad soyad, e-posta ve şifre. Telefon numarası isteğe bağlıdır ama hatırlatma mesajlarında “{telefon}” değişkeni buradan dolduğu için girmenizi öneririz. Fiyatlar sayfasından bir paket seçerek geldiyseniz paket otomatik seçili gelir; seçmediyseniz varsayılan paket atanır.

Kayıt tamamlanınca doğrudan panele yönlendirilirsiniz. E-posta doğrulaması zorunlu değildir; ancak şifrenizi unuttuğunuzda sıfırlama bağlantısı bu adrese gideceği için doğru yazdığınızdan emin olun.

İşletme bilgileri

İlk iş olarak Ayarlar › İşletme sekmesine gidin. Telefon, adres, il/ilçe ve varsa vergi bilgilerini girin. Bu bilgiler müşteri ekstresinde, yazdırılan kayıtlarda ve mesaj şablonlarında kullanılır. Logo yüklerseniz ekstre çıktılarında görünür.

Panel turu

Sol menü sistemin tamamıdır:

• Özet: Geciken, bugün ve yaklaşan tahsilatlar; toplam alacak ve tahsil edilen tutarlar.
• Veresiye Kayıtları: Tüm borç kayıtları, filtreler, yeni kayıt.
• Müşteriler: Müşteri listesi, kartlar, ekstre, borç sorgulama linki.
• Tahsilatlar: Alınan ödemelerin listesi ve ödeme yöntemine göre dağılım.
• Ürünler & Stok: İsteğe bağlı ürün listesi ve stok hareketleri.
• Hatırlatmalar: Manuel ve toplu gönderim, gönderim kayıtları, kotalar.
• Raporlar: Dönemsel özet, yaşlandırma, en borçlular, CSV.
• Ekip: Personel hesapları ve yetkileri.
• Paket & Abonelik: Mevcut paket, kullanım, paket değiştirme.
• Ayarlar: İşletme, veresiye varsayılanları, hatırlatma kuralları, şablonlar.

Üst çubuktaki turuncu Veresiye Yaz düğmesi her ekrandan yeni kayıt açar. Sağ üstteki kullanıcı simgesi profil ve şifre değişikliğine gider.

2. Özet ekranı

Panele girdiğinizde ilk gördüğünüz ekrandır ve günün tahsilat resmini verir. Üstteki kartlar:

Kart	Anlamı
Gecikmiş	Vadesi geçmiş, ödenmemiş taksit ve tek ödemeli borçların toplamı ve adedi. Kırmızı. İlk bakılacak yer.
Bugün	Vadesi bugün dolan borçlar.
Bu Hafta	Yarından itibaren 7 gün içinde vadesi dolacak borçlar.
30 Gün	8–30 gün içinde vadesi dolacaklar.
Toplam Alacak	Tüm açık kayıtların kalan tutarı (açık hesaplar dahil).
Bu Ay Tahsil Edilen	Ay başından bugüne girilen tahsilatların toplamı.

Her kartın üzerine tıkladığınızda ilgili vade listesi açılır. Listede müşteri, kayıt numarası, taksit bilgisi (örn. “Taksit 2/4”), vade tarihi, gecikme günü ve kalan tutar görünür. Satırdan doğrudan tahsilat girebilir veya hatırlatma gönderebilirsiniz. Ekranın altında son 6 ayın “yazılan veresiye / tahsil edilen” grafiği, en borçlu müşteriler ve son tahsilatlar yer alır.

3. Müşteriler

Müşteri ekleme

Müşteriler › Yeni Müşteri ile açılan formda yalnızca ad zorunludur. Telefonu 05xx xxx xx xx biçiminde yazabilirsiniz; sistem numarayı boşluk ve parantezlerden arındırıp uluslararası biçime (90…) çevirir. SMS ve WhatsApp hatırlatmaları bu numaraya, e-posta hatırlatmaları e-posta alanına gider. Diğer alanlar:

• Etiket: Serbest metin (örn. “mahalle”, “toptan”, “aile”). Listede arama ve gruplama için.
• Kredi limiti: Bilgi amaçlıdır; müşterinin borcu limiti geçerse kartında uyarı görürsünüz, kayıt engellenmez.
• Hatırlatmalar açık: Kapatırsanız bu müşteriye otomatik mesaj gitmez. Manuel gönderim yine mümkündür.
• Aktif: Pasif müşteriler seçim listelerinde çıkmaz, geçmişi korunur.

Veresiye yazarken de müşteri arama kutusuna adı yazıp “yeni müşteri olarak ekle” diyerek ad ve telefonla anında oluşturabilirsiniz.

Müşteri kartı

Müşteriye tıklayınca kartı açılır: toplam kalan borç, yaklaşan taksitler, tüm veresiye kayıtları, son tahsilatlar ve gönderilen mesajlar. Sağ üstteki Tahsilat Al düğmesi müşteri bazlı toplu tahsilat girer (bkz. 5. bölüm). Ekstre düğmesi tarih sıralı borç/ödeme dökümünü yürüyen bakiye ile yazdırılabilir biçimde açar.

Borç sorgulama linkini paylaşma

Kartta Borç sorgulama linki alanı bulunur. Kopyalayıp WhatsApp’tan gönderin ya da hatırlatma şablonlarına {link} ekleyin; müşteri şifre girmeden borcunu görür. Bu özellik paketinize bağlıdır ve Ayarlar › Veresiye’den kapatılabilir.

4. Veresiye kaydı oluşturma

Veresiye Yaz düğmesine basın. Form dört bölümden oluşur.

Adım 1: Müşteri ve tarih

Arama kutusuna adın ya da telefonun bir kısmını yazın, listeden seçin. Yoksa anında ekleyin. Tarih varsayılan olarak bugündür; geçmiş bir kaydı sonradan giriyorsanız değiştirin. Açıklama alanı isteğe bağlıdır (örn. “Bayram alışverişi”).

Adım 2: Kalemler

Her satır bir kalemdir: ad, miktar, birim, birim fiyat. Ürün adını doğrudan yazın; ürün listeniz varsa yazarken öneriler çıkar, seçince fiyat ve birim dolar. Listeden seçilen ve stok takibi açık ürünlerde kayıt kaydedilince stok düşer. Satır toplamı ve genel toplam otomatik hesaplanır. İndirim alanı toplamdan düşülür. Müşteri o an bir kısmını ödüyorsa Peşinat alanına tutarı ve ödeme şeklini (nakit, kart, havale) girin; peşinat kayıt tarihinde tahsilat olarak işlenir, vade veya taksitler kalan tutar üzerinden hesaplanır.

Adım 3: Ödeme tipi

• Tek ödeme (vadeli): Bir vade tarihi seçin. Boş bırakırsanız ayarlardaki “varsayılan vade günü” kadar (örn. 30 gün) ileri tarih atanır. Vade yaklaştığında ve geçtiğinde hatırlatma gider.
• Taksitli: Aşağıdaki taksit ayarları görünür.
• Açık hesap (vadesiz): Vade yoktur; tutar bakiyeye eklenir. Otomatik vade hatırlatması gitmez.

Taksit ayarları

• Taksit sayısı: 1–120 arası.
• Periyot: Aylık, haftalık, 2 haftalık veya özel gün aralığı (örn. her 10 gün).
• İlk taksit:
  • Bir periyot sonra başlasın — kayıt tarihinden bir ay (ya da seçilen periyot) sonra. Varsayılan.
  • Aynı gün — ilk taksit kayıt günü; peşinat mantığı.
  • Tarihi ben belirleyeyim — takvimden ilk taksit tarihini seçin; sonrakiler periyoda göre sıralanır.

Ayarları değiştirdikçe altta taksit planı önizlemesi güncellenir: taksit no, vade, tutar. Tutar eşit bölünür; kuruş farkı son taksite eklenir. Planı elle düzenle derseniz her satırın tarih ve tutarını değiştirebilirsiniz; taksitlerin toplamı borç toplamına eşit olmalıdır, aksi halde sistem uyarır ve kaydetmez.

Adım 4: Kaydet

Bildirim gönder kutusunu işaretlerseniz, müşteriye seçili kanallardan “yeni veresiye kaydı” mesajı gider (paketinizde ilgili kanal olmalı). Kayıt oluşunca otomatik numara alır (örn. VRS-000124); ön eki Ayarlar › Veresiye’den değiştirebilirsiniz. Kayıt sayfasında kalemler, taksit planı, tahsilatlar ve gönderilen mesajlar görünür; Yazdır ile müşteriye fiş verebilirsiniz.

Kayıt sonradan düzenlenebilir (tarih, açıklama, not, tek ödeme vadesi). Ödenmemiş taksitlerin tarih ve tutarı kayıt sayfasından değiştirilebilir; ödenmiş taksit değiştirilemez. Tahsilat yapılmamış kayıt iptal edilebilir (stok geri eklenir); tahsilat varsa önce tahsilatları silmeniz gerekir.

5. Tahsilat alma

Kayıt üzerinden

Veresiye kaydı sayfasında Tahsilat Gir: tutar, yöntem (nakit, kart, havale/EFT, diğer), tarih ve not. Tutar, kalan borçtan büyük olamaz. Taksitli kayıtta tutar vadesi en yakın ödenmemiş taksitten başlayarak sırayla dağıtılır; bir taksit tam kapanınca artan kısım sonrakine geçer. İsterseniz belirli bir taksitin yanındaki Öde düğmesiyle ödemeyi o taksite uygularsınız.

Müşteri üzerinden (toplu)

Müşteri kartında Tahsilat Al: tutar, müşterinin tüm açık kayıtlarına vadesi en eski olandan başlayarak dağıtılır. “Müşteri 1.000 ₺ getirdi, üç ayrı borcu var” durumunda en pratik yol budur.

Kısmi ödeme

Taksitin tamamı ödenmezse taksit Kısmi, kayıt Kısmi Ödendi durumuna geçer; kalan kısım takipte kalır ve hatırlatmalar kalan tutar üzerinden gider.

Yanlış tahsilatı silme

Tahsilatlar listesinde ya da kayıt sayfasında tahsilatın yanındaki sil düğmesini kullanın. Silme yetkisi gerekir. Silince taksit durumu, kayıt durumu ve müşteri bakiyesi yeniden hesaplanır.

6. Hatırlatmalar

Manuel gönderim

Müşteri kartı, kayıt sayfası veya vade listesinden Hatırlat düğmesine basın. Kanal (SMS, e-posta, WhatsApp) ve mesaj türünü seçin; önizleme değişkenleri doldurulmuş metni gösterir, isterseniz göndermeden önce düzenleyin.

WhatsApp link modu

Sistem yöneticisi WhatsApp API bağlamadıysa link modu çalışır: mesaj hazırlanır, “WhatsApp’ta aç” düğmesi telefonunuzdaki WhatsApp’ı müşteri numarası ve metin dolu olarak açar; siz göndere basarsınız. API bağlıysa gönderim otomatiktir ve link modu gerekmez.

Toplu gönderim

Hatırlatmalar sayfasında “tüm gecikmişlere”, “borcu olan herkese” ya da seçtiğiniz müşterilere tek seferde SMS/e-posta gönderin. Hatırlatmaları kapalı müşteriler atlanır. Art arda üç hata alınırsa gönderim durur.

Otomatik hatırlatma kuralları

Paketinizde otomatik hatırlatma varsa sistem her saat vadeleri tarar ve Ayarlar › Hatırlatma kurallarına göre mesaj gönderir:

• Kanallar: SMS, e-posta, WhatsApp — paketinizde olanlardan seçin. Birden fazla seçerseniz her kanaldan ayrı gider.
• Kaç gün önce: Virgülle ayrılmış gün listesi, örn. 3, 1. Vadeden 3 ve 1 gün önce “yaklaşan” mesajı.
• Vade günü: Açıksa vadenin dolduğu gün “bugün son gün” mesajı.
• Gecikmede her X günde bir: Vade geçince 1. gün ve sonra her X günde bir “gecikmiş” mesajı.
• En fazla N kez: Bir taksit için en fazla N gecikme mesajı; sonra sistem susar. 0 = sınırsız.
• Gönderim saati: Mesajlar bu saatten sonraki ilk taramada gider (örn. 10 → 10:00–11:00 arası).

Aynı taksit için aynı gün aynı türde ikinci mesaj gönderilmez. Pasif müşteri, hatırlatması kapalı müşteri, kapalı kayıt ve kotası dolmuş kanal atlanır.

Mesaj şablonları ve değişkenler

Ayarlar › Şablonlar bölümünde her kanal ve tür için metni düzenleyin. Boş bırakırsanız sistem varsayılanı kullanılır. Kullanabileceğiniz değişkenler:

Değişken	Yerine gelen
{musteri}	Müşteri adı
{isletme}	İşletme adı
{tutar}	Vadesi gelen / geciken tutar (taksit için taksit kalanı)
{toplam_borc}	Müşterinin toplam kalan borcu
{vade}	Vade tarihi (gg.aa.yyyy)
{gun}	Vadeye kalan ya da geciken gün sayısı
{taksit_no}	Taksit numarası, örn. 2/4
{borc_no}	Veresiye kayıt numarası
{telefon}	İşletme telefonu
{link}	Müşteri borç sorgulama linki (portal açıksa)

Gönderim kayıtları ve kota

Hatırlatmalar sayfasının altında tüm gönderimler listelenir: kanal, alıcı, tür, durum (gönderildi / başarısız / atlandı) ve hata nedeni. Üstte paketinizin aylık SMS, e-posta ve WhatsApp kotası ile kullanımınız görünür. Kota her ayın 1’inde sıfırlanır.

7. Ürünler ve stok

Ürün listesi tamamen isteğe bağlıdır; veresiye yazarken kalem adını elle yazabilirsiniz. Ürün eklerseniz ad, birim, satış fiyatı, maliyet (isteğe bağlı), kategori, SKU/barkod girebilirsiniz. Yazarken öneri olarak çıkar ve fiyat otomatik dolar.

Stok takibi

Ürün bazında stok takibi kutusunu işaretleyin (paketinizde stok özelliği olmalı). Açılış stoğu ilk miktardır. Sonrasında:

• Listeden seçilerek yazılan veresiye kalemi kadar stok düşer.
• Kayıt iptal edilir ya da silinirse stok geri eklenir.
• Stok Hareketi ile giriş (mal alımı), çıkış (fire) veya sayım düzeltmesi girersiniz. Düzeltmede hedef miktarı yazarsınız, farkı sistem hesaplar.
• Minimum stok belirlerseniz, altına inen ürünler listede kırmızı görünür ve “düşük stok” filtresinde toplanır.

Her ürünün hareketler sayfasında tüm giriş/çıkışlar, kim tarafından ve hangi kayıtla yapıldığı görünür. Stok miktarı yalnızca hareketle değişir; ürün düzenleme ekranından elle yazılmaz.

8. Raporlar

Raporlar sayfasında tarih aralığı seçin (varsayılan bu ay). Görünenler:

• Dönem özeti: Yazılan veresiye tutarı ve adedi, tahsil edilen tutar ve adedi, toplam alacak, gecikmiş toplam.
• Tahsilat oranı: Dönemde tahsil edilen / yazılan. %100’ü aşabilir (eski borçlar tahsil edildiyse), üst sınır 100 gösterilir.
• Günlük grafik: Yazılan ve tahsil edilen tutarların gün gün karşılaştırması.
• Yaşlandırma: Açık alacakların vadesi gelmemiş / 1–30 / 31–60 / 61–90 / 90+ gün dilimlerine dağılımı. 90+ dilimi büyüyorsa tahsilat baskısını artırın.
• Ödeme yöntemi dağılımı: Nakit, kart, havale, diğer.
• En borçlu müşteriler ve en çok yazılan kalemler.

CSV dışa aktar ile veresiye, tahsilat ya da alacak listesini indirin; Excel ile açılır (noktalı virgül ayraçlı, Türkçe karakter uyumlu).

9. Ekip ve yetkiler

Çoklu kullanıcı özelliği olan paketlerde Ekip sayfasından personel ekleyin: ad, e-posta, şifre ve yetkiler. Personel kendi e-postası ile giriş yapar ve yalnızca işaretli yetkileri kullanır. İşletme sahibi her şeye yetkilidir.

Yetki	Ne yapabilir
Müşteri ekleme / düzenleme	Müşteri oluşturur, bilgilerini değiştirir, siler.
Veresiye kaydı açma	Yeni kayıt oluşturur, kayıt ve taksit bilgilerini düzenler.
Veresiye silme / iptal	Kaydı iptal eder veya siler.
Tahsilat girme	Ödeme kaydeder.
Tahsilat silme	Girilmiş ödemeyi siler.
Ürün ve stok yönetimi	Ürün ekler, stok hareketi girer.
Hatırlatma gönderme	Manuel ve toplu mesaj gönderir.
Raporları görüntüleme	Raporlar sayfasına erişir, CSV indirir.
İşletme ayarlarını değiştirme	Ayarlar ve Ekip sayfalarını yönetir.

Personeli pasife alırsanız giriş yapamaz, yaptığı işlemler kayıtlarda kalır. Kim ne yaptı bilgisi tahsilat ve kayıt sayfalarında “kaydeden” alanında görünür.

10. Ayarlar

İşletme

Ad, tür, telefon, e-posta, adres, il/ilçe, vergi dairesi/numarası, logo. Telefon ve ad mesajlarda kullanılır.

Veresiye varsayılanları

• Taksit periyodu: Yeni kayıtta önseçili periyot.
• İlk taksit modu: Bir periyot sonra / aynı gün / elle.
• Tek ödeme vade günü: Vade girilmezse kayıt tarihine eklenecek gün (örn. 30).
• Kayıt no ön eki: Örn. VRS → VRS-000001. Yalnızca harf/rakam.
• Para birimi simgesi: Ekranlarda ve mesajlarda kullanılan simge (₺, TL…).
• Müşteri portalı: Borç sorgulama linklerini açar/kapatır.

Hatırlatma

6. bölümde anlatılan kurallar: kanallar, kaç gün önce, vade günü, gecikme aralığı ve sayısı, gönderim saati, yeni kayıtta bildirim, tahsilatta teşekkür.

Şablonlar

Kanal × tür bazında mesaj metinleri. Boş bırakılan şablon sistem varsayılanına döner. E-posta şablonlarında ayrıca konu satırı vardır.

11. Paket ve abonelik

Paket & Abonelik sayfasında mevcut paketiniz, durumu (deneme / aktif / ödeme bekliyor), bitiş tarihi, kullanımlarınız (müşteri, ürün, kullanıcı, bu ayki kayıt) ve mesaj kotalarınız görünür.

• Ücretsiz dönem: Tanıtım döneminde ödeme adımı yoktur; paket seçtiğinizde anında aktif olur.
• Deneme süresi: Ücretli dönemde ücretli paketler deneme süresiyle başlar. Süre bitince birkaç günlük ek süre tanınır; sonra panel yalnızca abonelik sayfasına erişecek şekilde kısıtlanır. Veri silinmez.
• Ödeme talebi: Ücretli paket seçtiğinizde bir ödeme talebi (fatura kaydı) oluşur ve banka bilgileri görünür. Havale/EFT sonrası yönetici ödemeyi onaylar; abonelik ilgili süre kadar uzatılır.
• İndirim: Yönetici hesabınıza indirim tanımlarsa indirimli fiyat burada görünür.
• Kotalar: Aylık SMS/e-posta/WhatsApp kotası dolunca ilgili kanal ay sonuna kadar atlanır; diğer kanallar çalışmaya devam eder.

12. Sık yapılan hatalar ve ipuçları

• Telefonu yanlış formatta girmek. 10 haneli (5xx…) ya da 11 haneli (05xx…) yazın; sistem düzeltir. Yurt dışı numaralarda ülke kodunu ekleyin.
• Vade girmeden tek ödeme seçmek. Vade boşsa varsayılan gün eklenir; “müşteri ne zaman ödeyecek?” bilinmiyorsa açık hesap seçin.
• Taksit planını elle düzenleyip toplamı tutturmamak. Kaydetmez; son taksiti fark kadar düzeltin.
• Tahsilatı yanlış müşteriye girmek. Tahsilatı silin ve doğru müşteriye yeniden girin; bakiyeler otomatik düzelir.
• Hatırlatma gitmiyor. Sırayla kontrol edin: paketinizde kanal var mı, ayarlarda kanal seçili mi, müşteride telefon/e-posta ve “hatırlatmalar açık” var mı, kota dolu mu, gönderim saati geçti mi. Gönderim kayıtlarında “atlandı” satırı nedeni yazar.
• Her gün Özet ekranındaki Gecikmiş listesine bakın. Tahsilatın en iyi ilacı erken hatırlatmadır.
• Etiket kullanın. “toptan”, “mahalle”, “aile” gibi etiketlerle listeyi hızlı süzersiniz.
• Müşteriye linki verin. “Borcum ne kadar?” telefonları biter.

13. Güvenlik ve veri

• Şifreler geri döndürülemez biçimde hashlenerek saklanır; sistem yöneticisi dahil kimse şifrenizi göremez.
• Her işletmenin verisi sunucu tarafında ayrı tutulur; bir işletmenin kullanıcısı başka işletmenin kaydına ulaşamaz.
• Tüm bağlantı HTTPS ile şifrelidir. Müşteri portal adresleri tahmin edilemeyen 32 karakterlik anahtarlarla üretilir.
• Veritabanı düzenli yedeklenir. Verinizi istediğiniz zaman CSV olarak alabilirsiniz.
• Silinen müşteri, kayıt ve tahsilatlar hemen fiziksel olarak yok edilmez (geri alınabilir); kalıcı silme talebi için destek ile iletişime geçin.
• Şüpheli bir giriş fark ederseniz profilinizden şifrenizi değiştirin; personel hesaplarını Ekip sayfasından pasife alın.

Kılavuzda bulamadığınız bir konu için bize yazın; kılavuzu sorularınıza göre güncelliyoruz.